Green IT: vers une norme AFNOR pour un SI éco-responsable?

Tribune libre proposée par Danuta Siefert, consultante senior en organisation et gouvernance des systèmes d’information éco-responsables chez Eco Logism (Groupe SI Logism):

Nous avions évoqué, dans notre premier entretien du mois d’octobre 2011, le montage d’atelier de travail en partenariat avec l’Afnor, susceptible de déboucher sur une norme – au niveau français, dans un premier temps et européen, par la suite.

Le groupe de travail Afnor a été initié au mois d’avril de cette année. Je le pilote, au nom d’ECO-LogisM,  dans le cadre de la Commission de Normalisation CN 39 (Eco-responsabilité et développement durable pour et par le numérique).

Ce groupe de travail, intitulé « Green Value Management – bonnes pratiques de création de la valeur à travers la Green Gouvernance des Systèmes d’Information Eco-responsables) est sponsorisé par 3 grandes entreprises – La Banque Postale, GDF Suez et Generali.

C’est l’offre de services Green Value Management d’ECO-LogisM, qui est à l’origine d’actions normatives de l’Afnor.

Dans les chapitres qui suivent, nous proposons les réponses aux questions :

1/ Pourquoi la « gouvernance verte » ?

2/ Pour qui ?

3/ Quels enjeux ?

4/ Quelle est la finalité de cette démarche ?

1/ Pourquoi définir une gouvernance éco-responsable pour votre système d’informations?

Notre expérience prouve que les Directions des Systèmes d’Informations et/ou les Directions de Production Informatique apportent, parfois sans le savoir, leur pierre à la contribution de leurs entreprises au Développement Durable.

Elles le font de façon visible dans le cadre des économies d’énergie dont elles sont fortement consommatrices, et aussi, quand on le leur demande, pour satisfaire aux obligations règlementaires.

Mais elles y contribuent aussi largement – et c’est là que se logent les enjeux les plus significatifs – à leur « réputation verte », qui constitue aujourd’hui un facteur déterminant de conquête ou de préservation de parts de marché ?

Sont elles aussi conscientes de ces enjeux ? On peut en douter, car la coordination entre opérationnels de l’Informatique d’une part, responsables du Développement Durable et des Achats, du Marketing, et de la Communication d’autre part, se trouve rarement assurée dans de bonnes conditions.

Le meilleur moyen de garantir les résultats escomptés est certainement d’inscrire les nouvelles exigences, nées des impératifs du Développement Durable, dans le cadre d’une démarche directement inspirée de la Gouvernance des Systèmes d‘Information de l’Entreprise afin d’assurer la création de la valeur additionnelle.

2/ Domaines d’application

Pour répondre à ces défis il est proposé de lancer un travail collaboratif afin de dégager les meilleures pratiques en la matière, dans une optique pragmatique et opérationnelle, répondant à des objectifs d’éco-responsabilité du Système d’Information.

Le futur guide, qui en sera issu, s’adressera donc à différents publics professionnels :

les entreprises et/ou les administrations qui souhaiteront anticiper sur l’état de l’art en matière de règles d’organisation ou de pratiques de mise en œuvre de processus éco-responsables d’amélioration continue au niveau du Système d’Information et/ou du Développement Durable,  notamment le personnel en charge des S.I., de la Responsabilité Sociale/Sociétal de l’Entreprise, ainsi que les services généraux et les services achats

les fournisseurs de solutions et de services, y compris les intégrateurs intervenant sur le Système d’Information

sont concernés également les utilisateurs en charge de l’expression de besoins fonctionnels et plus particulièrement les Directeurs des Systèmes d’Information, les Directeurs du Développement Durable, les Directeurs des Achats, les Directeurs Stratégie, les Directeurs des Ressources Humaines, les directions métiers et les responsables de projet Green IT, etc.

enfin, peuvent être également intéressé par le contenu de ce document les prescripteurs, c’est-à-dire les pouvoirs publics et les organisations susceptibles de peser sur les choix stratégiques et les différents leviers du marché à travers des dispositifs que constituent les systèmes d’aide à la R&D, la formation, les politiques d’achat, la normalisation, etc.

Le domaine d’application appelle à considérer trois niveaux des préoccupations et/ou des bonnes pratiques, structurant la démarche propre à la Gouvernance des S.I Eco-responsables

du niveau stratégique

définition de la politique d’éco-responsabilité,  à travers ses principes directeurs et  de la charte (cadre de référence de la politique d’éco-responsabilité)

définition des principes de la Gouvernance des S.I. éco-responsables (« gouvernance par risques » de non-réalisation de la valeur additionnelle), qui s’appuie sur les 4 questions clés :

o faisons-nous ce qu’il faut ? : domaine stratégique, qui précise des règles d’alignement entre la stratégie de l’entreprise, sa politique métier et sa politique du Développement Durable, ainsi que son Système d’ Information, qui inclus les initiatives éco-responsables ;

o ajoutons-nous de la valeur additionnelle ? : ce domaine permet, à travers des actions telles que la gestion des programmes/portefeuille, la réalisation de bénéfices et transformation organisationnelle, en prenant en compte des impératives de DD/Green IT ;

o le faisons-nous de la bonne façon ? : son périmètre de réflexion est le domaine de l’architecture S.I. et dont l’architecture « verte », qui comprend des règles concernant le domaine d’urbanisation du S.I. éco-responsable, son optimisation fondée sur la valeur « verte » et de son planning glissant à long terme ;

o livrons-nous efficacement ? : c’est un domaine de réalisation de Système d’Information éco-responsable, dès sa conception, en passant par la mise en œuvre jusqu’à l’étape de son exploitation ; ce domaine comprend également l’aspect de management de projet/programmes et le suivi de performance à travers des Tableaux de Bord spécifiques, propres au DD/Green IT

définition du niveau d’éco-responsabilité des S.I., à travers du modèle de maturité et son questionnaire

définition d’un cadre intégrateur (VMO – Value Management Office) avec sa matrice des rôles et des responsabilités

définition des rôles et des responsabilités des parties prenantes, internes et externes: leur implication en termes de DD/Green IT, la communication transverse, l’émergence de nouveaux métiers et des nouvelles compétences « green »

du niveau opérationnel

apport des compléments  et/ou exemples des solutions technologiques, permettant l’optimisation de l’architecture matérielle et logicielle, ainsi que leurs coûts potentiels

définition du Dossier de la Valeur (chaîne de valeur, alignement stratégique, risques, valeur financière)

du niveau de la mise en œuvre et son suivi

définition de la démarche de valorisation de l’existant (approche Bottom-up – projets en cours)

mise en place des indicateurs liés aux Systèmes d’Information éco-responsables

3/ Enjeux associés à une bonne gouvernance  des S.I. Eco-responsables

Ceci concerne toutes les entreprises, y compris (et peut-être surtout ?) les entreprises utilisatrices des technologies de l’information, au-delà des constructeurs, éditeurs, providers de téléphone ou maintenant de Cloud Computing.

Dans cette perspective, les TICs sont abordées à la fois comme…

…émetteurs de gaz à effet de serre (Green IT 1.0), à travers la fabrication, l’utilisation, et la fin de vie des équipements correspondants, (y compris des équipements non informatiques, comme les appareils électriques ou de climatisation qui peuplent les Data Centers). Des observations réalisées dans quelques entreprises conduisent à un ordre de grandeur de 350 Kg CO2 par utilisateur (poste de travail) et par an. A titre de comparaison un voyage aérien en France (~ 6 à 800 km) dégage 199 kg de CO2, et un voyage en train sur la même distance 11 Kg.

…leviers de réduction des émissions, en évitant des transports, des impressions, etc. (Green IT 1.5 et 2.0).

Le poids relatif des émissions directement liées aux technologies de l’information par rapport au total des émissions de l’entreprise varie considérablement selon ses activités : de 3,5 % pour un grand groupe de distribution à 35 % pour une banque. Mais généralement, l’empreinte résultant directement de l’usage des technologies de l’information est sensiblement inférieure à celles résultant des autres activités de l’entreprise

A ce double titre, l’optimisation de leur utilisation (dégager directement le moins possible de GES pour réduire le plus possible les GES émis par les autres activités) présente un triple intérêt, au-delà de la protection de l’environnement

sur le plan du maintien et de l’optimisation du Chiffre d’Affaires, en donnant des arguments fondés et non factices à la réputation verte de l’entreprise

sur le plan de la réduction des charges, par exemple des consommations d’énergie

sur le plan de la réduction des risques, en commençant par le risque de non-conformité, dès lors que les entreprises devront publier leurs résultats environnementaux.

Cette optimisation se fait-elle spontanément ? oui, parfois, par exemple dans le cas des consommations électriques des Data Center, pour plusieurs raisons convergentes

les responsables des TICs sont en général responsables budgétairement des Data Center, et ont donc un intérêt direct à la maîtrise de la facture; or, celle-ci augmente régulièrement sous un double effet

o l’accroissement des tarifs

o celui de leur activité, qui se traduit, nonobstant le regroupement de machines permis par la virtualisation, par une augmentation des consommations

Enfin, la capacité d’alimentation électrique, et non plus la surface, est désormais le goulet d’étranglement des data center. Or les conséquences de la saturation, en termes de mise à disposition de nouvelles capacités – quand c’est possible – et plus encore en termes de déménagement, obligatoire dans de nombreux cas, imposent des investissements considérables.

Donc, pour cette variable, les préoccupations sont convergentes.

Seulement:

l’empreinte du Data Center représente de 5% (pour une entreprise de distribution) à 20 % (pour une banque) de l’empreinte directe totale des technologies de l’information

dans ce dernier chiffre, l’empreinte liée à l’usage (la consommation électrique) représente environ 60 % du total.

Autrement dit, tous les travaux concernant l’optimisation de la consommation électrique des Data Center, sur laquelle l’attention s’est fortement concentrée, ne concernent qu’une part minoritaire de l’empreinte carbone directe des technologies de l’information, qui elle-même ne concerne qu’une part minoritaire de l’empreinte carbone de l’ensemble des activités de l’entreprise.

Parmi les raisons qui expliquent cette situation, il faut sans doute citer que les conditions favorables évoquées ci-dessus pour la consommation électrique des Data Center ne sont en général pas réunies pour

la consommation électrique des postes de travail, parce qu’elle est diffuse dans la consommation des locaux où ils sont installés, tandis que le budget correspondant n’est en général pas placé sous la responsabilité de la DSI.

l’empreinte liée à la fabrication et à la fin de vie des équipements demande des calculs et des recherches qui vont bien au-delà de la simple consolidation des factures

enfin l’empreinte liée aux autres activités de l’entreprise, et la détermination de l’impact que pourrait avoir pour sa réduction une utilisation pertinente des technologies de l’information demande une véritable démarche débouchant sur la définition et la gestion d’un portefeuille de programmes orientés vers un objectif écologique, à faire coexister avec les objectifs économiques de l’entreprise.

Une étude réalisée en 2011 par le Cercle des Directeurs du Développement Durable réalisée auprès de 14 grandes entreprises a montré que les thèmes centrés sur l’empreinte directe des TIC (typiquement l’optimisation de la consommation électrique des Data Center) faisaient l’objet de projets dans pratiquement toutes les entreprises, tandis que les autres, y compris le travail à distance, ne faisaient l’objet de projets que dans 20 à 50 % des entreprises. Le contraste est encore plus fort quand on prend en compte l’avancement de ces projets.

C’est cette analyse qui conduit à conclure qu’au-delà des approches ponctuelles, pour pertinentes qu’elles soient, une réelle volonté de réduire les émissions de gaz à effet de serre doit se traduire par une approche globale, systématique, ordonnée … bref, par la mise en place d’une «gouvernance des TIC éco-responsables».

4. Finalités de la démarche GVM (Green Value Management)

Afin satisfaire les enjeux cités ci-avant, il est nécessaire de proposer « une boite à outils » dont les objectifs sont les suivants :

définir un cadre de référence évolutif et adaptable, intégrant les meilleures pratiques existantes, qui peut répondre aux préoccupations de la direction et/ou des responsables  TI :

o comment assurer l’alignement des initiatives TI « vertes » aux stratégies de l’organisation

o comment  choisir les projets, qui ajoutent de la valeur et supprimer ou arrêter ceux qui n’en ajoutent pas

o comment livrer la valeur attendue au bon coût, selon les délais fixés

o comment accroître la fiabilité des estimations et l’efficacité des projets, tout en diminuant les coûts

o

définir les principes fondamentaux permettant une analyse décisionnelle d’amélioration continue en matière des S.I. Eco-responsables, à l’aide d’indicateurs spécifiques

en mettant l’accent sur la transformation globale de l’Entreprise, provoquée par la prise en compte des impératifs du DD/Green IT, proposer une démarche complète et structurée autour de 4 axes de changement, qui évoluent conjointement :

o alignement stratégique

o organisation

o ressources humaines/parties prenantes

o technologie de l’information

rendre la logique de réalisation des bénéfices explicite

o quels sont les résultats attendus et intermédiaires

o quelles sont les initiatives « vertes » nécessaires et suffisantes pour les atteindre

o quelles sont les hypothèses complémentaires

o ….