Gestion des processus documentaires : dernières tendances

Gestion des processus documentaires : dernières tendances

image_conf2En prévision du Salon Solutions qui aura lieu à la Porte de Versailles les 20 et 21 septembre 2016 (voir la participation de Verteego), les futurs participants étaient conviés par Infopromotions, le promoteur des Salons Solutions, à se rencontrer autour de la problématique de dématérialisation. Organisé en partenariat avec le cabinet d’études Markess le 30 août à l’Hôtel Raphaël, ce petit-déjeuner était l’occasion de faire le point en chiffres sur les dernières tendances en matière de gestion des processus documentaires.

Les sujets de la gestion de la dématérialisation au sein des organisations ne sont pas nouveaux. Ils ne se réduisent pas à la simple numérisation des documents, ni à la transmission de ces derniers via le numérique. S’engager dans une dynamique de dématérialisation suppose une véritable gestion des contenus, de leur création à leur archivage, et l’assurance de leur intégrité et de leur sécurisation tout au long de leur cycle de vie. Passer le pas de la dématérialisation implique donc de remplacer les simples outils de gestion électronique de documents (GED) par de véritables solutions capables de gérer des contenus divers (fichiers, mails, contenu web en ligne, contenus sur les réseaux sociaux, ou issus d’applications collaboratives, etc.) au sens ECM (Enterprise Content Management).

Pour cela, les organisations font appel à des solutions spécifiques et à un accompagnement complet au changement, dont on vous propose de décortiquer les caractéristiques attendues avec quelques chiffres présentés par Sylvie Chauvin et Hélène Mouiche, du cabinet Markess.

  • 5,6 milliards d’euros : c’est l’estimation de taille de marché des solutions de dématérialisation en France en 2015, qui affiche une croissance de 7,6 % entre 2014 et 2015. On observe la répartition suivante :
    • 62 % de services IT
    • 16 % de SaaS / Cloud
    • 22 % de licences logicielles (ou « on premise« )

Les solutions attendues doivent et permettent de :

  • S’adapter à l’hybridation croissante des processus internes.
    • 52 % des décideurs affirment que le numérique rend les processus documentaires hybrides
  • Interagir en temps réel et en mode multicanal
  • Intégrer les usages mobiles
    • 44 % des décideurs estiment que les usages mobiles impactent fortement les processus documentaires
  • Répondre à des besoins métiers
    • 36 % des prestataires pensent que les besoins spécifiques à ses métiers auront un impact majeur sur le marché
  • Adopter une approche centrée client pour :
    • réduire les délais de traitement (63%)
    • améliorer la satisfaction clients (55%)
    • améliorer les relations (53%)
    • améliorer les collaborations entre salariés et/ou avec les partenaires (49%)
  • Simplifier la gestion des dossiers
    • 78 % des décideurs jugent complexe la gestion des données associées à leurs processus métiers.
  • Réviser l’organisation
    • 51 % des décideurs placent l’organisation en silo comme principal écueil à l’introduction du digital dans le processus documentaire

En conclusion, le numérique permet la transformation de la gestion documentaire au sein des organisation. La dématérialisation simplifie la relation client, accélère les processus mais transforme aussi les métiers et les relations en interne. Il reste cependant de nombreux points d’ombre qui freinent la progression ou rendent les entreprises réfractaires à la dématérialisation : risques de fraudes, gestion de la gouvernance, de la confidentialité, sécurisation des données, corruption des outils, etc. qui seront l’objet des futures solutions et applications dédiées. Les technologies existent, mais elles n’offrent pas encore la garantie de se lancer dans la dématérialisation les yeux fermés. Cette garantie passe non seulement par des améliorations techniques et une évolution de la législation pour s’adapter aux nouveaux processus numériques qui voient le jour, mais aussi par la montée en compétence en interne des utilisateurs, et la création de nouveaux métiers en charge de ces processus et des relations qui en découlent.

Nous avons été contentés et rassurés par la dynamique présentée par Markess. Verteego est en effet un acteur de la dématérialisation, en tant qu’éditeur de logiciels SaaS. Que ce soit pour les entreprises ou pour les territoires, l’outil Verteego s’adapte aux besoins métiers de chaque utilisateur et à la structure de l’entité pour optimiser les processus de collecte, traitement et restitution de données sur des interfaces numériques. Tout le cheminement des données et informations, depuis leur captation à leur communication en interne ou à l’externe, est assuré sur une plateforme unique garantissant la sécurité des données et leur fiabilité. Un gain de productivité et une souplesse qui font la différence pour tous ceux qui ont compris l’importance croissante de la dématérialisation dans leur processus.