Salon Solutions – Conférence sur les bonnes pratiques du BPM

salon_solution_confEn plus d’être exposant sur le salon Solutions les 20, 21, 22 septembre à la porte de Versailles, nous avons pu assister à des conférences sur des thématiques gravitant autour de notre cœur de métier. Nous avons choisi de décrypter pour vous les bonnes pratiques du Business Process Management, ou plus simplement le BPM, à travers la conférence “Le BPM, puissant moteur de la digitalisation de l’entreprise. Pourquoi ? Comment le déployer dans l’entreprise ?” du 22 septembre 2016.
Au cours de la conférence, Patrick Brébion, journaliste indépendant, a pu interroger des intervenants experts dans leur domaine :
  • François BONNET, Responsable Marketing Produit, ITESOFT
  • Xavier-Pierre BEZ, Directeur du Développement, DETERMINE
  • Noureddine LAMRIRI, Chef de Produits et Consultant Expert , EVERTEAM
  • Bertrand MENARD, Manager Services Professionnels, CANON FRANCE
  • Mehrad RUSHENAS, Directeur Général, AVANTEAM

Le BPM en deux mots

Le BPM consiste en l’automatisation des processus, des fonctions de workflow et des règles métiers via une intégration au système d’information d’une entreprise.
Ce que le BPM apporte à l’entreprise
Le BPM conjugue économie et innovation. L’utilisation de données exploitables pour aller jusqu’au bout des contrats par exemple. Le BPM permet de donner de la valeurs aux données, ainsi les fichiers sans métadonnées seront mis en avant par plus de catégorisation. Le BPM est finalement un vecteur de partage de l’information. Il permet par exemple de réduire les temps passés sur les dossiers en augmentant la dématérialisation. Ce temps passé pourra être investi sur une autre tâche.
Un exemple de ROI client : le processus d’achat de papier par une entreprise engendrait 450€ de dépense. Suite à l’automatisation des process, ce montant est passé à 150€.
 
Les clefs de réussite du BPM
La méthode AGILE. Cette méthode consiste en une succession de sprints (ou itérations) de mises en place pour découper le périmètre de réalisation et l’enrichir petit à petit au fil des itérations. Une image simple pour visualiser cette méthode est la réalisation de travaux de rénovation de sa maison. On s’attaque d’abord à une pièce du premier étage, ensuite à une deuxième pièce, puis à l’étage suivant.
La priorisation. De trop nombreux enjeux sont généralement identifiés par l’entreprise risquant de mettre en péril le projet. Pour ne pas tuer le projet par des ambitions démesurées, les premiers sprints doivent reposer sur les enjeux premiers de l’entreprise. Le BPM devra être appliqué sur les quick wins identifiés dont le ROI  est visible, ce qui permettra de structurer la démarche.
Le Proof Of Concept (POC). L’identification des gains pourra passer par la réalisation de POC étalée sur deux semaines à un mois. Il permet de valider et justifier le lancement de mise en place du projet BPM sans s’y jeter corps et âme avec un budget conséquent dès le départ.
La conduite du changement. L’engagement acquise auprès des partie prenantes représente la moitié du chemin effectué. Un travail préparatoire en interne est nécessaire pour anticiper les mauvaise réactions des parties prenantes. Un bon exemple est la réalisation d’ateliers “Vis Ma Vie” permettant aux différentes parties prenantes du projet de discuter et d’échanger leurs rôles afin de comprendre les usages, de garder l’aspect transversal de l’outil et d’approfondir l’implication des utilisateurs et leur collaboration. Une présentation aux utilisateurs finaux en début de projet permet généralement de réduire considérablement la pression pour la suite du projet et d’éviter l’effet tunnel.
La simplicité d’usage. Pour maintenir l’aspect évolutif du BPM, les flux doivent être maitrisés et adaptés pour l’ensemble des utilisateurs, notamment auprès des utilisateurs occasionnels. L’accent doit donc être mis sur l’interface d’utilisation pour sa simplicité d’usage.
Pour aller plus loin avec le BPM
Le  Business Process Model and Notation (BPMN) formalisé et enseigné (par exemple à l’université de Lyon) permet d’avoir un cadre de mise en place au niveau de la méthode et des moyens de communication. Pour aller plus loin, le Case Management Model and Notation (CMMN) vient enrichir en représentations graphiques le BPMN. On pourra toujours s’aider de la matrice de McKinsey, matrice de décision stratégique disponible sur différents sites web.
ERP VS BPM ?
L’ERP se présente comme un référentiel très structuré, plutôt lourd dont la mise en place se fait en nombre de semestres.  Le BPM, de son côté, se présente comme un outil de partage de l’information dont la mise en place se fait en nombre de mois. Il peut se voir comme un moyen de tester la mise à l’automatisation sur un périmètre spécifique.
Pour finir sur une image donnée lors de la conférence : de la même manière que l’ingrédient magique permet de donner tout son goût à un burger, le BPM est la sauce secrète de la digitalisation numérique des entreprises.
 
Le point de vue de Verteego…
Les différents facteurs de réussite d’un BPM représentent un socle méthodologique utile pour Verteego. Étant donné que nous déployons des applications permettant l’automatisation des procédés de reporting et de traitements prédictifs auprès de nos utilisateurs, nous nous efforçons en permanence de trouver le juste compromis entre l’environnement de déploiement et les fonctionnalités qu’offrent nos outils.